EN

>Sari la limba română<

Would you like to help out? Join us as a volunteer! Here is the Application Form..

Volunteer’s Guide

First of all, THANK YOU SO MUCH for deciding to join us as a volunteer! Your help means a lot to us and we hope this will be a fun and fulfilling experience for you too!

We put together this little overview to let you know what to expect on the day of the event and which roles we will need volunteers’ help with.

STRUCTURE

• Work Time
• Splitting of Responsibilities

ROLES

• Entrance
• Prop Check
• Cloakroom
• Cash Registers
• Artist Alley
• Stage
• Ball Pit
• Merch Stand
• Crow Exchange
• Extra Help

RULES & PERKS

• Rules
• Perks

RESOURCES

• Contact

Your work will be structured so that you will work for half of the event ( 5 hours ). The rest of the time, you’re free to enjoy yourself at the event! But please be present at the location for the entire duration of the event. In the case of absolute necessity, you may be asked to step in outside of your time slot.

There will be two teams of volunteers for each half of the day, 10:00 - 15:00 and 15:00 - 20:00.

Please make sure you arrive at least an hour before your start time to ensure you are all settled in when you’re supposed to start.

The morning shift will help us arrange what is left before opening. The evening shift will help us clean up for closing.

We will have 9 areas that we need covered during the event: Entrance, Prop Check, Cloakroom, Cash Registers, Artist Alley, Stage, Ball Pit, Crow Exchange and the Merch Stand.

We would love for you to be paired with an area that you’re comfortable and have experience with. That being said, there’s a degree of rigidity to the assignment of tasks to the degree that all positions will need to be filled and some areas might be more coveted while others might see less interest. We will do our best to give out responsibilities in such a way that everyone is feeling up to their task and fully capable of accomplishing their role with confidence.

Three people will be stationed at the entrance. One will check the tickets and the other two will distribute bracelets.

Two people will be in charge of ensuring cosplay props are meeting the safety regulations with a careful inspection.

Two people will be in charge of the cloakroom. They will be taking the people’s coats and placing them on available rack spaces, placing a number tag on them and giving the attendee a matching number tag. They will also be giving these coats back as people request during the event.

They should also be available to carry upstairs the coat of someone who might be disabled and cannot do so themselves.

Four people will be manning the two cash registers (two people per register). There will be two cash registers positioned at the end of the Artist Alley. People who buy from artists will come to these cash registers to pay for their goods and we will give them receipts. One person will be collecting the payment and the other will man the register and give the receipt.

Two people will be in charge of watching the transactions taking place in the Artist Alley. They have to make sure people buying goods from the artists pay at the cash registers and that no one is stealing from the tables.

Three people will be helping with moving stage props and furniture between acts and activities. They will also be guiding performers into an orderly line, giving them a heads up of when they should get on stage.

Two people will take care of the ball pit. One person will be in front, making sure people form an orderly line and take off their shoes before entering the ball pit. The other person will be in the back, watching the people and making sure they’re using the ball pit within the limits of decency. No piss.

Two people will be manning our merch stand. The goods bought from the stand are to be paid for at the cash register.

One person will be watching over the Crow Exchange table, making sure people know how it works and the exchanges happen smoothly.

Two people will be on standby, there to help out whenever any other volunteer needs a break or extra help.

• You must have reached the age of 16.
• If you are under the age of 18, you must provide a signed Parental Form.
  • Here’s a link to the English Parental Form for Volunteers.
• You must be available for the entire duration of the event + an hour before your scheduled task start time.
  • In case there’s issues and you might be needed, you might be asked to step in outside of your time slot.
• Please include any pertinent experience in your application. We will favor people with relevant experience to the task they’re aiming for.
• If you have any medical conditions that could affect your volunteering, please inform us when you submit your request so we can accommodate you accordingly. All information will be kept confidential.
• If you have any food allergies or other dietary restrictions, please let us know.

• Free entry to event
• Volunteer badges
• Merch goodie bag
• Water and food will be provided at the event

To facilitate communication between the Organizers and the Volunteers, we have the following avenues:

• Social Media
• You will get access to a private Volunteer Discord Server.
• You will get our personal phone numbers for emergencies.

---

Ai vrea să ajuți? Ni te poți alătura ca voluntar! Aici este Formularul pentru Voluntari.

Ghidul Voluntarului

În primul rând, MULȚUMIM MULT că ați decis să vă alăturați ca voluntari! Ajutorul vostru contează foarte mult pentru noi și sperăm că aceasta va fi o experiență plăcută și satisfăcătoare!

Am întocmit această mică prezentare generală pentru a vă informa la ce să vă așteptați în ziua evenimentului și pentru ce roluri vom avea nevoie de ajutorul voluntarilor.

STRUCTURA

• Timpul de Lucru
• Împărțirea Responsabilităților

ROLURI

• Intrare
• Verificare Prop-uri
• Garderobă
• Case de Marcat
• Aleea Artiștilor
• Scenă
• Ball Pit
• Stand cu Merch
• Crow Exchange
• Ajutor Extra

REGULI & BENEFICII

• Reguli
• Beneficii

RESURSE

• Contact

Munca voastră va fi structurată astfel încât să lucrați jumătate din eveniment ( 5 ore ). În restul timpului, sunteți liberi să vă distrați! Vă rugăm însă să fiți prezenți la locație pe întreaga durată a evenimentului. În caz de absolută necesitate, este posibil să vi se solicite să interveniți în afara intervalului orar ales.

Vor fi două echipe de voluntari pentru fiecare jumătate a zilei, 10:00 - 15:00 și 15:00 - 20:00.

Vă rugăm să vă asigurați că ajungeți cu cel puțin o oră înainte de intervalul orar ales pentru a vă asigura că sunteți pregătiți să începeți la ora fixă.

Tura de dimineață ne va ajuta să aranjăm ce mai e de aranjat pănă la deschidere. Tura de seară ne va ajuta să curățăm la închidere.

Vom avea 9 zone care trebuie acoperite în timpul evenimentului: Intrare, Verificare Prop-uri, Garderobă, Case de Marcat, Aleea Artiștilor, Scenă, Ball Pit, Crow Exchange și Standul cu Merch.

Ne-ar plăcea să asociem pe fiecare cu un domeniu în care se simte confortabil și în care are experiență. Acestea fiind spuse, există un grad de rigiditate în atribuirea sarcinilor, deoarece toate pozițiile vor trebui ocupate, iar unele domenii ar putea fi mai dorite decât altele. Vom face tot posibilul să atribuim responsabilități în așa fel încât toată lumea să se simtă la înălțimea sarcinii sale și pe deplin capabilă să își îndeplinească rolul cu încredere.

Trei persoane vor fi staționate la intrare. Una va verifica biletele, iar celelalte două vor distribui brățări.

Două persoane vor fi responsabile de asigurarea faptului că prop-urile de cosplay respectă regulamentul de siguranță, printr-o inspecție grijulie.

Două persoane vor fi responsabile de garderobă. Ele vor lua gecile participanților și le vor așeza pe suporturile disponibile, plasând o etichetă numerotată și oferind participanților o etichetă cu numărul corespunzător. De asemenea, vor returna gecile după cererea participanților în timpul evenimentului.

Acestea ar trebui să fie disponibile să urce la etaj haina unei persoane cu dizabilități care nu poate face acest lucru singură.

Patru persoane vor ocupa cele două case de marcat (două persoane per casă). Vor fi două case de marcat poziționate la capătul Aleii Artiștilor. Persoanele care cumpără de la artiști vor veni la aceste case de marcat pentru a plăti pentru bunurile lor, iar noi le vom da chitanțe. O persoană va încasa plata, iar cealaltă va lucra casa și va da chitanța.

Două persoane vor fi responsabile de supravegherea tranzacțiilor care au loc în Aleea Artiștilor. Acestea trebuie să se asigure că persoanele care cumpără bunuri de la artiști plătesc la casele de marcat și că nimeni nu fură de la mese.

Trei persoane vor ajuta la mutarea recuzitei și a mobilierului pe scenă între activități. Ei vor ghida, de asemenea, participanții activităților de pe scenă într-un rând ordonat, anunțându-i dinainte cu privire la momentul în care ar trebui să urce pe scenă.

Două persoane vor avea grijă de piscina cu bile. O persoană va sta în față, asigurându-se că oamenii formează un rând ordonat și își scot pantofii înainte de a intra în piscină. Cealaltă persoană va sta în spate, supraveghindu-i pe oameni și asigurându-se că folosesc piscina cu bile în limitele decenței. No piss.

Două persoane vor servi standul nostru cu merch. Bunurile cumpărate de la stand se plătesc tot la casa de marcat.

O persoană va supraveghea masa de Crow Exchange, asigurându-se că oamenii știu cum funcționează și că schimburile se desfășoară fără probleme.

Două persoane vor în standby, pregătite pentru a ajuta ori de câte ori un alt voluntar are nevoie de o pauză sau de ajutor suplimentar.

• Trebuie să fi împlinit vârsta de 16 ani.
• Dacă aveți sub 18 ani, trebuie să furnizați un Formular de Consimțământ Parental semnat.
  • Aici este un link către Formularul de Consimțământ Parental pentru Voluntari în română.
• Trebuie să fiți disponibili pe întreaga durată a evenimentului + o oră înainte de ora programată de începere a sarcinii.
  • În cazul în care apar probleme, este posibil să vi se solicite să interveniți în afara intervalului orar ales.
• Vă rugăm să includeți în formular orice experiență relevantă. Vom favoriza persoanele cu experiență anterioară pentru sarcina pe care o doresc.
• Dacă aveți orice afecțiuni medicale care v-ar putea afecta voluntariatul, vă rugăm să ne informați atunci când trimiteți cererea, astfel încât să vă putem oferi soluții în consecință. Toate informațiile vor fi păstrate confidențiale.
• Dacă aveți alergii alimentare sau alte restricții alimentare, vă rugăm să ne anunțați.

• Intrare gratuită la eveniment
• Insignă de voluntar
• Merch goodie bag
• Apă și mâncare vor fi asigurate la eveniment.

Pentru a facilita comunicarea dintre Organizatori și Voluntari, vom avea următoarele căi de comunicare:

• Social Media
• Veți avea acces la un Server de Discord privat pentru Voluntari.
• Veți primi numerele noastre de telefon personale pentru situații de urgență.